SAP Time and Attendance por WorkForce Software - Dicas dos especialistas

Confira como implementar eficientemente o Time and Attendance da SAP pela WorkForce Software para maximizar seu retorno sobre o investimento. Utilize essas estratégias, dicas e insights preparados por especialistas da EPI-USE para uma implantação bem-sucedida.

Planejamento e Governança do Projeto

• Invista no início e seja realista: Estabeleça prazos, padrões e expectativas realistas considerando fatores externos que irão exigir seus recursos.

• Defina entradas e saídas: Para cada fase do projeto, defina os critérios de conclusão e designe uma pessoa responsável pela aprovação.
  
  
• Transparência é fundamental: Garanta que todos na equipe estejam cientes e a bordo com o nível de preparação, comunicação e planejamento necessário para uma implantação bem-sucedida.
  
  
• Comece de onde você está: Entenda os sistemas atuais de sua organização e os métodos de armazenamento de dados. Envolve os fornecedores de terceiros que serão integrados à sua gestão de mão-de-obra.

Recrutamento e Funções-chave

• Distinga: a gestão de mão de obra não é um módulo do RH central ou da folha de pagamento - ela requer sua própria corrente dedicada e líderes.
  
  
• Crie uma equipe vencedora: Dedique tempo, foco e recursos para escolher uma equipe dedicada. Ninguém conhece o seu negócio melhor do que as suas pessoas - o conhecimento e a experiência delas serão fundamentais para uma boa tomada de decisões.
  
  
• Delegue de forma deliberada: Uma matriz responsável claramente definida é fundamental para criar confiança em sua equipe para realizar suas responsabilidades e tomar decisões.
  
  
• Ponte entre teoria e realidade: Traga representantes de todas as funções de negócios que usarão os sistemas de gestão de mão de obra diariamente para a equipe central.

Coleta de Requisitos

• Envolva os especialistas: Envolva proprietários de soluções de RH e folha de pagamento durante a coleta de requisitos para oferecer insights sobre o fluxo de dados e quebrar barreiras em sua transformação digital.
  
  
• Considere os usuários cotidianos: Colete requisitos das pessoas que usarão os sistemas diariamente para melhorar a adoção e a gestão de mudanças.
  
  
• Defina metas para o sucesso: Isso pode incluir critérios como o nível de automação, mudança nos fluxos de trabalho, flexibilidade, etc. Além disso, a capacidade de testar qualquer elemento da solução com uma aprovação/reprovação clara é um requisito.
  
  
• Siga os dados: Além de descrições de requisitos, colete exemplos de cálculos de entrada/saída para a solução. Isso ajudará a capturar todos os impactos em upstream/downstream no seu plano de teste.

Estratégias de stakeholders

• Comunique-se: Conecte-se cedo e ao longo da implementação com todas as partes interessadas.
  
  
• Envolva-se frequentemente: Planeje verificações regulares e atualizações de status. Manter as partes interessadas envolvidas é fundamental para alinhar todas as partes da organização.
  
  
• Personalize sua mensagem: Considere seu público e refine sua mensagem com pontos relevantes e envolventes. Todos precisam estar capacitados para entender e participar do projeto.

Melhores Práticas

• Pense globalmente e atue localmente: Alinhe todos os interessados globais em aspectos do projeto, como políticas, integrações, requisitos, processos, direitos de acesso e fluxos de trabalho. Essa padronização reduzirá o risco do projeto, minimizando variações e exceções regionais.
  
  
• Mantenha o foco na manutenção: Lembre-se de que o go-live não é o estado final do sistema. Concentre-se em processos e regras que não complicarão a manutenção contínua.
  
  
• Concentre-se no ROI: Use o ROI como sua estrela guia. Questione se o requisito vai prejudicar o ROI, reduzir a automação, etc. Se a resposta for sim, não faça isso.

Gerenciamento de Mudanças e Riscos

• Antecipe as Mudanças: Estabeleça um processo simples de gerenciamento de mudanças que inclua rastrear e documentar todas as mudanças.
  
  
• Treinamento x Gerenciamento de Mudanças: O treinamento ensina como usar o produto. O gerenciamento de mudanças é quando usar políticas, fluxos de trabalho, distribuições de trabalho, etc. Instrua sua equipe em ambos.
  
  
• Especifique a funcionalidade: Defina expectativas claras para o que a solução pode e não pode realizar para evitar confundir a falta de funcionalidade com um erro.

Etapa de testes

• Treine quem irá testar: Para distinguir entre erros e falta de conhecimento do usuário, treine os testadores sobre como usar as soluções.
  
  
• Estratégia de Teste e Comparação de Pagamento: um processo rigoroso de teste de estratégia e comparação de pagamento é vital para garantir que as alterações feitas no sistema tenham o impacto desejado e não interrompam outros processos ou regras.
  
  
• Gerentes da Linha de Frente: Envolva aqueles idealmente envolvidos no escopo do projeto para teste de aceitação do usuário.
  
  
• Não teste para situações impossíveis: Baseie seu plano de teste e conjunto de dados em cenários do mundo real que são típicos em sua organização. Não complique demais seu teste de aceitação do usuário tentando quebrar a solução com casos de uso que você nunca verá.
  
  
• Use dados claros: Dados claros são críticos. Redefina seus dados antes de testar a funcionalidade todas as vezes.

Rollout e Pós Go-Live

• Proteja Seu Investimento: Planeje o suporte da base de usuários após a implementação. Treine sua equipe no nível de administrador, crie processos internos de suporte e construa uma equipe de suporte.
  
  
• Planeje o Suporte: Estabeleça revisões de 30/60/90 dias para avaliar pequenos ajustes e correções.

Quer mais dicas ou ficou com dúvidas? Entre em contato conosco!