Porto: case da seguradora no SuccessConnect

No dia 2 de outubro, diretamente do evento SuccessConnect em Las Vegas, Nevada, a Porto apresentou o seu case de sucesso em parceria com a EPI-USE Brasil. Na ocasião do maior evento de SuccessFactors do mundo, Anderson Valadares, Superintendente de Pessoas e Sustentabilidade da Porto, mostrou como uma das maiores seguradoras do Brasil transformou a jornada de avaliação dos seus colaboradores com a implementação do SAP BTP.

Sobre a Porto

No começo da sua apresentação, Anderson mostrou que a relevância da Porto no mercado brasileiro se deve graças aos seus 13 mil colaboradores. Eles se dedicam com tanta paixão e energia que conquistaram diversos prêmios nacionais e foram escolhidos como a segunda empresa mais forte e valiosa do país.

Com o objetivo de estar presente em todos os momentos da vida de seus clientes, a Porto construiu um grande ecossistema com diversidade de negócios, feito por e para pessoas. Essa estrutura possibilitou a criação de novas estratégias, novos desafios e um propósito claro de como a Porto poderia ser percebida pelas pessoas. O propósito da Porto é sempre ser um porto seguro para as pessoas e seus sonhos.

E todo esse propósito para os clientes não valeria de nada se os colaboradores também não tivessem a atenção necessária. E foi assim que a Porto entendeu os desafios que tinha relacionados à gestão de pessoas.

Desafios da Porto

Dentre os processos relacionados à pessoas, entre 2016 e 2020, a Porto seguia o modelo tradicional, indo de objetivos até sucessão. Seus sistemas de gestão não eram integrados, dados eram inseridos manualmente, e processos de feedback tinham falhas. Além disso, alguns outros desafios:

Formulários de indústria básicos

Não haviam customizações, por isso usavam formulários básicos, tanto para objetivo quanto para competências. Naquela época, eles acreditavam que o melhor era mantê-los dessa forma.

Alta dependência em Parceiros externos

A Porto não tinha interesse em investir em desenvolvedores e analistas internos com o conhecimento de SAP.

Experiência do Usuário pouco atraente

O sistema de HRIS (sistema integrado de RH) da Porto era complexo, e isso desencorajava o seu uso. A empresa necessitava  de diversos manuais e tutoriais de navegação, o que gerava pouca autonomia para os usuários.

Participação maior em processos e não para desenvolvimento

As pessoas participavam dos processos, pois elas tinham que participar, e não porque elas queriam participar. Isso formava menos colaboradores com alta performance esperada.

Visão segregada

Essa visão segregada dificultava o uso de informação de líderes e liderados. As informações não eram fáceis de serem consultadas, criando uma experiência ruim com baixa aderência.

Impacto na qualidade dos resultados

Finalmente todos os fatores acima causavam más percepções e resultados na Porto. Neste ponto, Anderson nos relembrou que "não adianta ter um sistema robusto se o mindset da companhia está errado. Para ele, o sistema é o caminho, enquanto o foco são as pessoas."

Começo da Jornada da Porto

As perguntas que guiaram a Porto no início da sua jornada foram:

• "Como nós engajamos, desenvolvemos e melhoramos a performance dos colaboradores?"
• "Como melhoramos a tomada de decisão e retemos o capital intelectual humano?"
• "Como podemos usar da tecnologia para antecipar as necessidades dos colaboradores, entregando mais agilidade e um design melhor?"
• E finalmente: "Como faremos essa mudança?"

Com esses questionamentos em mente, a Porto entendeu que era essencial a parceria entre os times de RH e TI. Dessa forma, a empresa mudou a estrutura que vemos em muitas empresas, de que o TI é um provedor de outras áreas, mantendo uma distância no relacionamento das áreas, e criando prioridades divergentes para a colaboração integrada.

Para integrar ambas as áreas de RH e tecnologia, a Porto começou o seu modo de operação, movendo-se de uma metodologia de cachoeira, para a metodologia ágil. Esse ponto inicial foi essencial para olhar para os colaboradores com profundidade, colocando-os no centro do negócio, e dando a eles a melhor experiência. Dessa forma eles não precisavam ter uma visão separada dos processos e puderam começar a ter uma visão da jornada. 

Com esse objetivo em mente, a Porto estabeleceu três pilares:

Experiência

Como gerar uma experiência mais memorável, encantadora e conectada

Processos

Como estruturar os processos de forma simples e efetiva

Tecnologia

Como a tecnologia pode estar ao lado da empresa e suportá-la a alcançar excelência e auto atendimento, com ferramentas de inteligência artificial, gerando assim, experiências memoráveis

Neste momento, Anderson relembrou que cada empresa é única, por isso, não há um livro de receitas único para o sucesso. Na verdade, é preciso entender o que faz sentido para cada negócio, tempo, ambição ou maturidade.

Tomada de decisão para o SAP BTP

Agora o questionamento que ficou é em relação à tomada de decisão: o que fez a Porto decidir entre os sistemas SAP BTP e outros sistemas básicos?

Para essa escolha, a Porto mapeou o mercado para soluções que não fossem apenas uma ferramenta para seus desafios, mas uma parceria e experiência para trazer mais flexibilidade diante as suas demandas.

Dentre alguns fatores, Anderson citou:

• A robustez da solução, continuamente testada e confiável;
• A variedade de parceiros da EPI-USE certificados com o conhecimento técnico da solução;
• Experiência de usuário flexível e customizável para gerar autonomia e agilidade;
• Integrada com outros sistemas
• Ferramenta como uma experiência e não apenas um processo isolado
• Manutenção do histórico de dados
• Visão integrada de dashboards, processos e funcionalidades

Dessa forma, a Porto entendeu que o melhor caminho para ser seguido era unir as soluções de HRIS SAP SuccessFactors e SAP BTP de forma complementar. Assim, a empresa teve flexibilidade para criar soluções conjuntas baseadas nas necessidades da empresa e de suas pessoas.

Resultados do RH da Porto

Anderson ainda mostrou um mapa de como a arquitetura do sistema se mostra hoje, em que:

• Todos os colaboradores conseguem acessar o que precisam em 2 ou 3 cliques
• O modelo é escalável e flexível
• Os processos se tornam integrados
• A arquitetura é mais simples de gerenciar.

Além disso, a companhia tem outros benefícios como:

• Conectividade entre dados de diferentes áreas
• Gerenciamento de dados e governança efetivos, independente das suas origens;
• Extração de dados por soluções analíticas

Mesmo com a implementação do HRIS SAP SuccessFactors em 2016, o sistema não estava entregando os resultados esperados por conta de todos os desafios que a empresa enfrentava. Após a integração com o SAP BTP, a duração de um ciclo completo foi de 7 meses para 3 meses - e a tendência é reduzir ainda mais. 

Depois disso, a Porto notou uma grande diferença na aderência. Mesmo ela sendo alta no passado, já que as pessoas participavam como necessidade do processo, hoje as pessoas veem valor em fazer parte de todo o ciclo de performance. Dessa forma a aderência melhorou ainda mais.

E finalmente, a Porto conseguiu aumentar a performance de seus colaboradores. Com todo esse cenário, a empresa viu o desenvolvimento individual ir de 20% em 2016 para 60% em 2022.

Em resumo, a Porto conseguiu ver a evolução do trabalho e procura novos desafios para o futuro.

Lições aprendidas pela Porto

De todas as decisões feitas pelas empresas, sempre há aprendizados e com a Porto não foi diferente! Os principais aprendizados trazidos pela Porto no SuccessConnect tiveram relação com alguns fatores.

O primeiro deles foi a integração das áreas de Recursos Humanos e Tecnologia da Informação, com foco no consumidor, assim como na ampliação da visão que contribui para uma melhor experiência.

Decisões baseadas no consumidor

As necessidades do consumidor são diferentes da do RH em termos de governança - isso gera um exercício constante de abdicação de diversos fatores. Neste ponto, o importante é sempre questionar para quem e para que essa solução é importante, assim como quais valores ela irá gerar. Para Valadares, "não há um único caminho, eles precisam oferecer diversas experiências para múltiplas pessoas".

Time

É importante tomar as decisões de cargos e responsabilidades com calma, para definir pendências e refinar histórias. Para a Porto, é importante "definir objetivos e quem está na liderança". Muitas pessoas consideram essa atividade entediante, mas a Porto precisou priorizá-las, já que elas eram críticas para o sucesso do projeto. Segundo Valadares "Não é possível fazer tudo sozinho. Esteja acompanhado sempre dos times de Cultura, Marca para uma proposta de valor única - dessa forma você consegue entregar uma ótima experiência aos colaboradores."

Integração

Segundo Anderson, é importante planejar como serão feitas as integrações, primeiramente pela perspectiva de custos, até o impacto que as informações irão gerar. Como exemplo, a Porto citou que em 2022 foram descobertas diversas integrações desnecessárias. Dessa forma a empresa conseguiu encerrar algumas aplicações, o que ajudou a empresa a economizar 600 mil reais. "Esteja preparado para adaptar a operações para mudança. Além disso, ajuste rapidamente para assegurar a máxima eficiência dos processos".

Experiência do Usuário (UX)

Se a empresa busca a melhor usabilidade, o cargo de um UX Designer é essencial para a estratégia. No Brasil, por exemplo, Valadares entende que Design importa bastante para as pessoas: "Não ignore o design"

Colaboração

Aqui o tópico principal foi a escuta ativa, abrindo espaço para que pessoas que não sejam nem do RH, nem do TI. Anderson frisou que essa parte é sempre um desafio, mas é uma das melhores formas de excluir vieses, gerando valor real para a jornada dos colaboradores.

Governança

Ter visibilidade em tempo real de todas as mudanças que aconteciam e que poderiam ser feitas, e claro, seus impactos. Neste ponto, a Porto entendeu que é fundamental ter uma visão sistêmica do Projeto. Além disso, eles entenderam que "antes de olhar para fora, olhe o que há dentro". 

Para finalizar, Anderson Valadares nos lembrou que "a transformação só acontece por meio da conexão entre pessoas e a tecnologia. O digital humanizado: sem as pessoas, nada seria possível."