Invista em tecnologia e diga adeus aos cálculos complicados de folha de pagamento

A gestão de folha de pagamento pode ser um desafio para muitas empresas, especialmente quando se trata de cálculos complexos e extensos. Os avanços tecnológicos e o processo de transformação digital no RH vem para revolucionar o setor, oferecendo soluções inteligentes e eficientes para otimizar processos e reduzir custos.

Se na sua empresa a confecção da folha de pagamento ainda é feita manualmente, as chances de erros e atrasos são significativamente maiores, uma vez que ela envolve diversas variáveis, informações e detalhes legais. 

Otimizar a folha de pagamento é uma forma de criar uma gestão de pessoas eficiente e de recursos financeiros na sua empresa. Para compreender mais a sua necessidade e como aplicar e se beneficiar, continue a leitura. 

Realmente é necessário otimizar a folha de pagamento? 

O cálculo da folha de pagamento envolve um complexo processo de reunião de dados, realizar essa tarefa manualmente aumenta as chances de um futuro entrave jurídico por erro, omissão de dados ou esquecimento. 

Afinal, ele é um documento obrigatório, exigido pelas legislações, para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária. Ele é o principal comprovante de que a empresa está cumprindo com suas obrigações em relação ao colaborador, mas também é o de comprovante de renda, histórico da remuneração (incluindo as horas trabalhadas, faltas, atrasos, licenças, o salário bruto, ou líquido, benefícios), além de atestado para o cálculo da aposentadoria,para o colaborador.  

Apesar de cada empresa poder confeccionar sua folha de pagamento de maneira personalizada, existem algumas informações específicas que são obrigatórias. São elas:

• Nome completo do profissional (colaborador, autônomo ou prestador de serviço);
• Cargo, função exercida ou serviços prestados;
• Descontos de encargos sociais;
• Frequência (inclui atrasos, afastamento e faltas);
• Quantia líquida a ser paga ao profissional;
• Forma de pagamento e a data em que será efetuado.
• Adicionais salariais (noturno, insalubridade e periculosidade);
• Comissões e bonificações;
• Salário-família;
• Horas extras;
• Contribuição sindical;
• Vale-transporte e vale-refeição;
• Imposto de Renda;
• Contribuição para o FGTS.

Como podemos observar são muitas informações e deixar de fora impacta negativamente no valor do pagamento do colaborador, o que futuramente pode gerar um processo e/ou aplicação de multa pelo Ministério do Trabalho. A transformação digital do RH permite a automatização de tarefas repetitivas, evitando que informações não sejam repassadas e liberando proporcionando aos gestores de RH mais tempo para atividades de valor agregado.

Como otimizar o cálculo da folha de pagamento?

Um dos principais benefícios da transformação digital do RH é que, a partir da evolução das tecnologias, atualmente existem diferentes tipos de ferramentas que podem ser usadas para otimizar a folha de pagamento, como softwares de gestão integrada, plataformas de automação de processos, sistemas de gestão financeira e soluções em nuvem. Cada uma dessas tecnologias tem suas próprias vantagens e pode ser escolhida de acordo com as necessidades da empresa.

É possível integrar, por exemplo, informações de ponto eletrônico, processos de admissão e demissão, já em um só sistema. Além disso, há softwares especializados que podem ser personalizados de acordo com as necessidades da sua empresa. 

O SAP SuccessFactors é uma plataforma cloud de gerenciamento de Recursos Humanos que pode ser usada para otimizar o cálculo da folha de pagamento nas empresas. Com a aplicação da ferramenta digital seu negócio pode integrar dados de folha de pagamento, informações de registro de tempo e outros dados relevantes, facilitando o cálculo da folha de pagamento. A solução também oferece recursos de análise, interpretação e geração de relatórios para que os gestores possam visualizar e analisar as informações mais relevantes de maneira fácil e rápida.

O módulo SAP SuccessFactors Employee Central Payroll oferece recursos de conformidade, garantindo que os cálculos estejam de acordo com as leis e regulamentações nacionais e internacionais. A solução é capaz de gerir todas as diferentes formas de remuneração, descontos e benefícios, tornando mais fácil o gerenciamento de uma folha de pagamento complexa. Saiba mais aqui!

A Dexco, empresa de capital aberto, privada e brasileira, a antiga Duratex, foi uma empresa que decidiu investir na transformação digital e se beneficiou da otimização dos processos da folha de pagamento. 

Considerada umas das 10 maiores empresas no mundo nos quais atua e a maior no Hemisfério Sul, o seu desafio era estruturar seu RH para melhorar os processos internos, proporcionar segurança e uma experiência única aos colaboradores e assim padronizar, para todas as suas unidades. 

A parceria entre Dexco e EPI-USE Brasil foi um sucesso, com impactos positivos na administração de pessoal, folha de pagamento e gestão de tempo dos colaboradores mais estratégicos. Para saber mais sobre este caso e o projeto, clique aqui!

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