Como você mede a eficiência de processos da sua empresa?

Você já parou para pensar como cada passo, cada movimento dentro da sua empresa pode fazer toda a diferença? Afinal, ter uma boa eficiência de processos é fundamental para manter o fluxo constante, garantindo que cada atividade contribua para o crescimento e desenvolvimento sustentável da organização. 

Mas, como saber se seus processos estão no caminho certo? Como medir e aprimorar essa eficiência? 

Continue a leitura para descobrir.

Eficiência de processos

Não é segredo para ninguém que o cenário corporativo está cada vez mais competitivo e dinâmico. Ou seja, medir a eficiência de processos tornou-se uma tarefa fundamental para o sucesso operacional de qualquer organização. 

No entanto, muitas empresas ainda lutam para encontrar as melhores formas de avaliar e otimizar seus fluxos de trabalho nessas mudanças.

Afinal, o que é a eficiência operacional e como garantir?

A eficiência de processos refere-se à capacidade de uma empresa executar suas atividades de forma otimizada, alcançando seus objetivos de maneira rápida, precisa e econômica. 

Isso implica em realizar as tarefas de forma mais eficaz, eliminando desperdícios, reduzindo custos, aumentando a produtividade e melhorando a qualidade dos resultados. 

Ou seja, a eficiência de processos busca garantir que cada etapa do fluxo de trabalho seja realizada da melhor maneira possível, contribuindo para o sucesso geral do negócio.

Os desafios da medição da eficiência de processos

Muitas organizações enfrentam desafios ao tentar medir a eficiência de seus processos. Um dos principais obstáculos é a falta de dados claros e precisos sobre como os processos são executados na prática. Isso quer dizer que, sem uma compreensão detalhada do funcionamento interno de cada etapa do processo, torna-se difícil identificar áreas de ineficiência e oportunidades de melhoria.

Além disso, a complexidade dos processos empresariais também representa um obstáculo. Com múltiplos sistemas e departamentos envolvidos em cada processo, acompanhar e analisar todas as etapas pode ser uma tarefa assustadora. Sem as ferramentas certas, as empresas correm o risco de perder de vista o panorama geral e se concentrar em métricas irrelevantes ou superficiais.

A eficiência de processos e os KPIs

Uma das maneiras mais eficazes de medir a eficiência dos processos é fazendo uso de KPIs (Key Performance Indicators), em português Indicadores-Chave de Desempenho. Eles são métricas quantificáveis que ajudam as empresas a avaliar o desempenho de seus processos e identificar áreas de melhoria. 

Confira os principais:

Indicadores de execução: 

Eles  medem o desempenho operacional de um processo em tempo real, fornecendo insights sobre o número de transações, tempo de ciclo e outras métricas relacionadas à execução do processo.

Indicadores de resultado: 

Estes KPIs avaliam o impacto final de um processo nos resultados do negócio, como receita gerada, satisfação do cliente e retorno sobre o investimento (ROI). Eles são essenciais para avaliar o sucesso global de um processo.

Indicadores de qualidade: 

Neste caso, estes indicadores  medem a qualidade e precisão do trabalho realizado em um processo, como taxas de erro, retrabalho e conformidade com os padrões de qualidade. Eles são cruciais para garantir que os processos estejam produzindo resultados de alta qualidade.

Indicadores de custo: 

Estes KPIs avaliam os custos associados à execução de um processo, incluindo custos diretos e indiretos, como mão de obra, materiais e tempo de inatividade. Eles são importantes para identificar oportunidades de redução de custos e aumento da eficiência operacional.

O papel do Process Excellence 

Em um universo de mercados competitivos, a busca por rápida evolução e eficiência é uma necessidade enfrentada por diversas áreas de empresas de diferentes setores para melhorar os processos de negócios operacionais.

Uma ótima ferramenta para medir e melhorar a eficiência dos processos é a Mineração de Processos ou Process Mining. Ela utiliza registros de eventos gerados por sistemas de informação para criar modelos visuais dos processos empresariais. Dentro da EPI-USE, chamamos essa área de Process Excellence, pois entendemos que a eficiência de processos vai muito além da mineração de dados, e buscamos sempre a excelência dos processos.

Ao analisar esses dados, as empresas podem identificar gargalos, padrões de comportamento e oportunidades de otimização em seus fluxos de trabalho.

"O uso de uma ferramenta de Process Mining, como o SAP Signavio, permite que se crie o mapa de processos de maneira mais rápida, com maior riqueza de detalhes e de informações e, por isso mesmo, muito mais adequada à finalidade de melhorar o processo do que seria possível pelo uso de uma abordagem tradicional.", pontua  Orlando Reis, Head de Process Excellence na EPI-USE Brasil.

Um estudo, conduzido pela Forrester mostrou que o uso do SAP Signavio consegue ampliar a visão de gerenciamento de transformação empresarial e concentrar as informações em apenas uma fonte de dados no primeiro ano de implementação.

Faça mais pela sua organização 

Medir a eficiência dos processos empresariais é essencial para o sucesso operacional de qualquer organização. Ao utilizar indicadores chave de desempenho e ferramentas certas, as empresas podem identificar áreas de ineficiência, otimizar seus fluxos de trabalho e impulsionar o crescimento. 

A combinação de dados, tecnologia e uma cultura de melhoria contínua pode levar a resultados surpreendentes. 

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